Více datových schránek pro školní jídelny

V roce 2009 začaly fungovat datové schránky, pomocí nichž si různé úřady, ale i podnikatelské subjekty, ev. fyzické osoby zaručeným způsobem doručovaly písemnosti. Zavedení datových schránek se týkalo i řady škol, ev. samostatných školních jídelen, zejména těch, které byly zapsány v Obchodním rejstříku, ale ne všech. Postupem času však i další školy zjistily, že datová schránka je velkou výhodou, a dobrovolně požádaly o její zřízení také.

Samostatné školní jídelny pomocí ní dnes posílají daňová přiznání, hojně ji využívají plátci DPH, neobejde se bez ní mzdová agenda (výkazy na pojišťovny), jídelny komunikují pomocí ní se zřizovatelem (např. závěrečná zpráva o hospodaření), pomocí datové schránky se ohlašují různé kontrolní orgány.

Dokumenty předávané pomocí datové schránky mají stejnou platnost jako dokumenty v listinné podobě podepsané vlastní rukou. Schránky setří čas, odesilatel nemusí na poštu s každým dopisem, šetří i finance, protože se nemusí platit za poštovní služby. Pro orgány veřejné moci, ale i například pro právnické osoby je používání datové schránky povinné.

Více datových schránek pro školy

V první polovině roku 2017 ministerstvo vnitra rozšiřuje okruh subjektů, kterým do 1. 7. 2017 zřídí datovou schránku orgánu veřejné moci, o školy a školská zařízení. To znamená, že datovou schránku dostanou všechny školy a školská zařízení a budou mít povinnost ji využívat. Děje se tak na základě novely zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

Pokud škola (školské zařízení) zatím žádnou datovou schránkou dosud nedisponovala, bude jí automaticky zřízena datová schránka orgánu veřejné moci.

Pokud škola (školské zařízení) měla datovou schránku právnické osoby, bude její typ změněn na datovou schránku orgánu veřejné moci.

Datová schránka orgánu veřejné moci klade na jejího uživatele poněkud větší nároky než např. datová schránky právnické osoby. Rozdíl je zejména v tom, že datum odeslání zprávy je v ní současně datem doručení a že tedy je potřeba ji kontrolovat denně.

Školy a školská zařízení budou muset pomocí ní komunikovat se všemi ostatními subjekty, které mají datovou schránku orgánu veřejné moci nebo datovou schránku právnických, podnikajících fyzických a fyzických osob.

Většina školních jídelen je součástí školy, tzn. že datovou schránku i nadále nebudou vlastnit. Změny však mohou pro ně mít dopad v tom, že ředitel školy bude od nich požadovat více dokumentů v elektronické podobě, aby je mohl odesílat. Ředitel může také někoho z pracovníků pověřit přístupem do datové schránky.

Co je dobré znát

Ať již budete využívat datovou schránku orgánu veřejné moci přímo nebo zprostředkovaně (pomocí ředitele), je dobré znát některé informace, kterými se takové doručování liší od doporučených dopisů nebo mailů.

• Komunikace pomocí datové schránky neumožňuje posílání jednoduchých zpráv s textem jako mail, vyžaduje zasílání dokumentů (např. PDF).
• Datum doručení – Dokument, který byl dodán do datové schránky orgánu veřejné moci, se považuje za doručený dnem dodání (nikoli dnem, kdy se uživatel přihlásil a zprávu si přečetl).
• Právní platnost dokumentů – Úkon učiněný osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky či pověřenou osobou má stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný, ledaže jiný právní předpis nebo vnitřní předpis požaduje společný úkon více těchto osob.
• Kontrola obsahu datové schránky – Množství zpráv v datové schránce je obvykle mnohem nižší než v běžném mailu. Pokud nechcete schránku denně kontrolovat, máte možnost si nastavit zasílání upozornění na běžný mail či mobil.
• Cena za používání – Zaslání i příjem zpráv pomocí datové schránky není pro orgány veřejné moci zpoplatněno.
• Rozsah adresátů – Školy jako orgány veřejné moci musí posílat zprávy všem vlastníkům datových schránek (tedy nejen orgánům veřejné moci, ale i podnikajícím subjektů, či fyzickým osobám).

Praktické dopady budou značné

Již dnes se objevují úvahy o praktických dopadech, které datová schránka orgánu veřejné moci bude pro školu či jídelnu mít. Většina z nich má základ v tom, že schránka mimo jiné nahrazuje doporučený dopis, že nelze její používání zakázat a že číslo datové schránky bude asi vhodné evidovat jako standardní součást karty strávníka, podobně jako rodné číslo nebo číslo účtu.

Pokud strávník nebo jeho rodič má datovou schránku, jídelna či škola si musí být vědoma, že mu případný dokument musí pomocí ní poslat (například správní řízení se strávníkem). Nepoužití datové schránky v takové situaci může způsobit jídelně zbytečné nepříjemnosti.

Jídelna také možná bude komunikovat pomocí datové schránky častěji, než by musela, protože bude mít jistotu, že její zpráva ve formě dokumentu bude doručena. To bude důležité třeba v případech, kdy zasílá přístupové údaje do objednávkového systému.

Doručení datovou schránkou však mohou použít i rodiče vůči jídelně. Rodič – úředník datovou schránku využije tehdy, když bude chtít jídelně oznámit změnu čísla účtu. Rodič – stěžovatel si bude pomocí datové schránky stěžovat, protože bude mít jistotu, že dokument s jeho stížností jídelně dorazil, zatímco u mailové komunikace může jídelna doručení zprávy zapřít.

Škodolibý rodič si datovou schránku vyzkouší na obyčejnou odhlášku oběda a bude se přitom těšit na to, že jídelna nebude schránku průběžně kontrolovat. Asi by proto bylo vhodné v provozním řádu jídelny stanovit přiměřenou dobu, do níž je možné takovou odhlášku poslat, aby na ni vedoucí byla schopna zareagovat. Potřebné to bude zejména u těch jídelen, které jsou součástí školy a datovou schránku nemají. Předání zprávy ze školy do jídelny tam určitě nebude okamžité. V takových školách bude rozhodně potřebná větší koordinace ředitele a vedoucí jídelny, protože každý den, o který se předání zprávy opozdí, může hrát velkou roli.

Ing. Pavel Ludvík – vedoucí redakce portálu Jídelny.cz