Informace o cookies na této stránce
Jídelny.cz a partneři potřebují Váš souhlas s využitím cookies ke shromažďování a analýze informací o návštěvnosti tohoto webu a ke zlepšení a přizpůsobení obsahu a reklam.
Svůj souhlas udělíte kliknutím na tlačítko „OK“.
Nastavení OK
Souhlas můžete odmítnout zde.
Jídelny.cz
Informační portál hromadného stravování

Jak může vedoucí získat více času?

11.7.2022 774 0 Halka Žaludová
Pracujete jako vedoucí školní jídelny a řešíte, jak splnit to obrovské množství úkolů za co nejkratší dobu? Podívejte se na několik praktických příkladů a tipů od zkušené vedoucí, kde a jak se dá při vaší náročné práci získat o něco více času.

Vedoucí školního stravování se během dne v rámci své pracovní náplně setkává se spoustou rozmanitých činností. Zajišťuje množství úkonů v různých oblastech, od samotného stravování a výživy počínaje přes řešení hygieny provozu, pracovní záležitosti a vztahy na pracovišti, ekonomickou agendu stravování až po komunikaci se strávníky.

Moc úkolů, málo času

Mimo činnosti, které lze předvídat a také naplánovat, se každodenně objeví něco mimořádného a akutního, co nesnese odkladu. Přestože má vedoucí stanovenou pevnou pracovní dobu, v praxi se stává, že často je úkolů tolik, že si je odnáší domů. To má za následek její psychické vypětí a časovou zatíženost na úkor vlastních fyzických a psychických sil a nezbývá tolik času na soukromý život.

V tomto článku chci uvést několik příkladů, jak např. může vedoucí ovlivnit svůj čas, jak naplánovat svou práci, aby množství úkolů, které odnáší domů, bylo minimální nebo téměř žádné. Protože je každý provoz jiný, nebudou všechna nabídnutá řešení použitelná všude. Velký vliv má samotná osobnost vedoucí a její schopnost asertivity (např. umět odmítnout druhé).

Stanovení priorit a delegování

Za nejdůležitější považuji stanovení priorit. V množství úkolů se nacházejí úkoly, které jsou naléhavé (tlačí nás termín) nebo důležité (splnění cílů). Některé jsou naopak důležité, ale jejich splnění nespěchá. Jsou i takové, které se časem vyřeší samy. Podle priority je sepíšeme a seřadíme. Pak postupně plníme a odškrtáváme ze seznamu. Výhodou tohoto je, že pokud nás někdo vyruší, jsme schopni se vrátit k tomu, co jsme původně chtěli dělat, nemusíme přemýšlet, a tím, že postupně odškrtáváme, nemáme pocit, že jsme nic neudělali.

Protože určitě není v silách vedoucí školní jídelny udělat veškerou práci sama, je důležité naučit se delegovat některé činnosti podřízeným. Tímto jednak přeneseme částečnou odpovědnost i na ostatní spolupracovníky, a také získáme prostor pro to, co je opravdu důležité. Pověřit své spolupracovníky můžeme např. vedením evidence odpadu, vytvářením jídelních lístků, plánováním nákupu potřebných surovin, vytvářením výdejek, zadáváním plateb za stravování, tvorbou vydaných faktur.

Využívání moderních technologií

Dnešní doba je doba technologií. Naučme se tedy co nejvíce využívat moderních technik a programového vybavení. Určitě je jednodušší vést skladovou evidenci v počítači. Méně chyb uděláme také v různých přehledech, součtech apod. Pokud máme problém s tím, že neovládáme všechny funkce programu (např. předchozí vedoucí nás jen okrajově naučila to nejdůležitější), požádejme dodávající firmu o proškolení a seznámení s programem.

Díky tomu využijeme spoustu funkcí, které program umí a nemusíme něco podobného složitě vytvářet. Samy pak věnujme určitý čas k probádání různých tiskových výstupů, abychom ze zadaných údajů vytěžily maximum informací. Osobně marně očekávám vedení skladové evidence pomocí čtečky čárových kódů. Mrzí mne, že tvůrci programů pro školní stravování zatím nepřišli s možností příjmu a výdeje surovin tímto způsobem, kdy příjem do skladu a výdej z něho by se omezil „na jedno kliknutí“. Využívejme různých plánovačů, např. upozornění na došlou zprávu do datové schránky, na e-mail.

Jak si ještě zjednodušit práci

Vytvořme si a využívejme různé checklisty, tedy karty s návodem, jak určitou práci udělat. Ve své praxi se setkáváme s velkým množstvím úkolů, které se dělají např. jen 1x za rok nebo jinak dlouhé období. Nemáme v nich dostatečnou rutinu a marně vzpomínáme, co je vlastně nutno udělat. Taková karta se seznamem činností nám dá jasný přehled o tom, co je nutno udělat a na nic nezapomeneme. Dobře využitelné jsou např. při zadávání nového strávníka, při měsíční závěrce, roční závěrce, inventuře nebo na konci školního roku při ukončení stravování nebo při přechodu na další školní rok.

Komunikace s obchodními zástupci, rodiči, strávníky

Velkým problémem jsou schůzky s obchodními zástupci. Nelze si jednoduše stanovit, že takové návštěvy přijímáme např. pouze v pondělí od 9.00 do 11.00 h. Domluvíme se s každým obchodním zástupcem. 1x za měsíc či za 14 dní, a pokud nechodí pravidelně v určitý den, naplánujeme si čas, kdy setkání proběhne. Na začátku měsíce nebo v období, kdy např. musíme udělat inventuru, se nebojíme „nezvanou návštěvu“ odmítnout. Využívejme také objednávání přes telefon, e-mail nebo e-shop a s obchodním zástupcem se domluvíme, že nám např. přijde 1x za čtvrt roku ukázat, co je nového, zeptat se na spokojenost apod.

Pro komunikaci s rodiči a strávníky si vyhraďme čas nebo schůzky domlouvejme s časovým předstihem na konkrétní čas a datum. V případě, že přijde rodič řešit něco mimo vyhrazený čas, upozorněme ho na to, že je vhodnější si termín předem domluvit, ale pokud je to něco naléhavého, vyslechněme ho, zajistěme, aby se eliminoval vzniklý problém a upřednostněme jeho vyřízení. V případě, že věc, kterou rodič přišel řešit, snese odklad, domluvme si datum schůzky.

Více času získáme také eliminací tzv. žroutů času. Mezi takové patří třeba:

  • Nejasně stanovené priority (hodně času obětujeme činnostem, které jsou nakonec nedůležité a nepotřebné a my na nich ztratíme spoustu energie a sil úplně zbytečně).
  • Chaos na stole a v papírech – vhodné je na stole nechávat pouze to, co musím bezodkladně vyřešit a mám to tzv. „na očích“. Ostatní papíry pravidelně zakládáme do vytvořených složek, které na svém hřbetu označíme tak, aby bylo jasné, co v nich lze nalézt. Nezaložené dokumenty ukládáme např. do 1 krabice, ze které to v nějakém časovém horizontu roztřídíme do složek. Pokud něco hledáme, máme pak vše na jednom místě.
  • Neschopnost říct „NE“.
  • Věnování se příjemným činnostem nebo odkládání nepříjemných činností, tzv. útěk od problému (tzn. vyhledávání činností, které nám jdou a vyhýbání se takové práci, která vyžaduje naši větší pozornost nebo si nevíme rady, jak ji přesně udělat).
  • Snaha o dokonalost – tzn. že s výstupem nejsme spokojeni a stále se ho snažíme vylepšovat a taková činnost se pak stává nedokončenou a nerentabilní – spolkla daleko více času než kolik bylo třeba jí věnovat.
  • Vyrušování, např. telefony, návštěvy.
  • Nenadálé situace vyžadující akutní řešení.
  • Nevyužití časových prostojů – příkladem může být např. přečtení e-mailové pošty během doby, kdy dochází ke stažení aktualizace, zálohování apod.

 

V žádném případě nezapomínejme na odpočinek a mysleme na své zdraví. Pouze odpočatý, spokojený a zdravý člověk je pracovně výkonnější, vydává ta správná rozhodnutí a umí si svůj čas vyváženě naplánovat.

Ing. Halka Žaludová – ředitelka ŠJ Ivančice, okres Brno-venkov

Tisk E-mail Sdílet Hodnocení článku: 
Diskuse k článku:
Nikdo zatím článek nekomentoval. Buďte první!
Pozvánky a novinky do Vašeho e-mailu
VIS Plzeň, s.r.o.  |  Farského 638/14  |  326 00 Plzeň - Východní předměstí  |  Česká republika
Telefon: +420 720 962 105  |  E-mail: info@jidelny.cz  |  Facebook
Zobrazit plnou verzi